Quy trình hỗ trợ đặt tiệc tại nhà (Catering/Home Party Booking Process):
Giai đoạn 1: Tiếp nhận và Tư vấn ban đầu:
1 Tiếp nhận yêu cầu:
- Qua điện thoại, Zalo, Facebook, website form, email.
- Ghi nhận thông tin cơ bản: Họ tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ tổ chức tiệc.
2 Tư vấn nhanh & Thu thập thông tin chi tiết:
- Xác nhận thời gian dự kiến (ngày, giờ bắt đầu/kết thúc).
- Số lượng khách mời (người lớn & trẻ em).
- Loại tiệc: Sinh nhật, tất niên, cưới hỏi, buffet, tiệc ngồi bàn, tiệc nướng BBQ, tiệc chay…
- Địa điểm: Nhà riêng, chung cư, biệt thự (có sân vườn không, thang máy, chỗ đỗ xe…).
- Ngân sách dự kiến (nếu khách cung cấp).
- Yêu cầu đặc biệt: Trang trí, MC, ca sĩ, bánh kem, menu theo khẩu vị (kiêng kị, ăn chay, hải sản…).
3 Lên lịch hẹn tư vấn chi tiết (nếu cần gặp trực tiếp hoặc online).
Giai đoạn 2: Báo giá & Đề xuất
4. Khảo sát thực tế (nên thực hiện nếu có thể):
- Kiểm tra không gian, bếp núc, nguồn điện, nước, chỗ để đồ ăn.
- Chụp ảnh không gian để tư vấn trang trí phù hợp.
5. Xây dựng đề xuất
- Gửi menu mẫu + bảng giá theo số lượng khách.
- Gói dịch vụ: Chỉ đồ ăn, đồ ăn + đồ uống, full service (bàn ghế, nhân viên phục vụ, trang trí, thiết bị…).
- Ước tính chi phí chi tiết (thực phẩm, nhân sự, vận chuyển, setup, VAT…).
- Các gói khuyến mãi hoặc ưu đãi (nếu có).
6. Điều chỉnh theo phản hồi của khách:
- Thay đổi món ăn, giảm/giảm số lượng, thay đổi phong cách trang trí.
Giai đoạn 3: Xác nhận & Ký hợp đồng
7. Xác nhận booking:
- Khách đồng ý → Yêu cầu đặt cọc (thường 30–50% giá trị hợp đồng).
- Gửi Hợp đồng dịch vụ (hoặc xác nhận booking qua Zalo/email) bao gồm:
▪ Chi tiết menu, thời gian, địa điểm.
▪ Điều khoản thanh toán, chính sách huỷ/hoãn.
▪ Trách nhiệm các bên.
8. Thanh toán cọc & Xác nhận lịch chính thức.
Giai đoạn 4: Chuẩn bị & Thực hiện
9. Lập kế hoạch chi tiết nội bộ
- Phân công nhân sự (đầu bếp, phụ bếp, phục vụ, setup).
- Đặt nguyên liệu tươi (theo danh sách).
- Chuẩn bị thiết bị, đồ dùng, trang trí.
10. Setup & Phục vụ ngày tiệc
- Đến sớm 2–4 tiếng (tùy quy mô) để setup.
- Kiểm tra lần cuối với khách.
- Phục vụ đúng giờ, chuyên nghiệp, vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Hỗ trợ phát biểu, cắt bánh, chụp ảnh nếu có gói full service.
Giai đoạn 5: Kết thúc & Chăm sóc sau tiệc:
11. Dọn dẹp & Bàn giao:
- Dọn sạch sẽ khu vực tổ chức (theo thỏa thuận).
- Thu hồi đồ dùng của công ty.
12. Thanh toán phần còn lại & Hóa đơn.
13. Follow-up:
- Gửi ảnh/video tiệc (nếu có).
- Khảo sát mức độ hài lòng.
- Gửi voucher giảm giá cho lần sau hoặc giới thiệu bạn bè.
Lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình:
- Thời gian phản hồi: Trong vòng 30–60 phút với khách hàng tiềm năng (đặc biệt giờ hành chính).
- Tính linh hoạt: Luôn sẵn sàng điều chỉnh theo yêu cầu khách hàng.
- An toàn thực phẩm & Vệ sinh: Đây là yếu tố quan trọng nhất khi phục vụ tại nhà.
- Hợp đồng rõ ràng: Giảm thiểu tranh chấp về huỷ tiệc, thay đổi số lượng khách, thời tiết (nếu ngoài trời).
- Công cụ hỗ trợ: Sử dụng CRM hoặc Google Sheet/Excel để theo dõi lịch booking, tránh trùng lịch.
Bạn đang cần quy trình này cho công ty/cửa hàng của mình hay chỉ muốn tham khảo để đặt tiệc? Nếu cần, tôi có thể chỉnh sửa chi tiết hơn (ví dụ: thêm mẫu bảng báo giá, hợp đồng mẫu, kịch bản tư vấn…).
Nấu Tiệc Sài Gòn
Địa chỉ: 71/11/3 Nguyễn Phúc Chu, Phường Tân Sơn, Hồ Chí Minh
Hotline: 0909 334 586 - 0964 286 745
{M}: lienhe@nautiecsaigon.com - {W}: https://buffetsaigon.com
